Иванова приобрела для организации канцтовары. На эти цели 31 марта ей было выдано 2000 руб. Но она израсходовала 2100 руб. На эту сумму она представила в бухгалтерию оправдательные документы (товарный и кассовый чеки, где выделен НДС в сумме 320 руб.), счет-фактура отсутствует. 1 апреля руководитель «Альфы» утвердил авансовый отчет Ивановой. 3 апреля кассир «Альфы» выдал Ивановой перерасход в сумме 100 руб. (2100 руб. – 2000 руб.). Эти операции бухгалтер «Альфы» отразил так. 31 марта: Дебет 71 Кредит 50– 2000 руб. – выданы деньги под отчет Ивановой. 1 апреля: Дебет 10 Кредит 71– 1780 руб. (2100 руб. – 320 руб.) – получены канцтовары, приобретенные сотрудницей; Дебет 19 Кредит 71– 320 руб. – учтен НДС по приобретенным канцтоварам; Дебет 91-2 Кредит 19– 320 руб. – списан НДС за счет собственных средств организации. 3 апреля: Дебет 71 Кредит 50– 100 руб.
Как оформить перерасход по авансовому отчету
При отсутствии документов, например, по аренде жилья освобождение от подоходного налога производится в пределах законодательных норм. Выплаты, связанные с возмещение командировочных издержек также не облагаются обязательными страховыми взносами. Что это такое Перерасход подразумевает превышение потраченной суммы денег над суммой, выданной под отчет.
Инфо
Другими словами, это не вознаграждение за выполненную работу, а компенсация понесенных работником издержек. Следовательно, возмещение перерасхода не приносит работнику экономическую выгоду (ст.41 НК РФ). Поэтому полученные сотрудником суммы не облагаются подоходным налогом.
При этом использование личных денег подотчетным лицом должно найти свое отображение в авансовом отчете. Документ позволяет вести учет денежных средств, которые выдается работникам на производственные нужды.
Что делать при перерасходе по авансовому отчету?
Внимание
Можно ли выплачивать перерасход на карту сотруднику? Удобство использования в расчетах банковских карт неоспоримо, но можно ли использовать такой способ расчета для выплаты перерасхода по АО? Позиция государственных органов в этом вопросе неоднозначна. Если обратиться к унифицированной форме АО (АО-1), то мы можем увидеть, что в качестве документа, на основании которого выдаются деньги по перерасходу, в нем указан только кассовый ордер. Однако в нем имеются и свободные строки, позволяющие вписать туда иные способы получения денег.
Форму АО-1 можно скачать на нашем сайте. Скачать форму № АО-1 На то, что выплату подотчетных средств можно осуществлять только посредством выдачи наличных средств через кассу, указано в п. 6.3 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У.
Компенсация расходов по авансовому отчету
Совет: можно не начислять страховые взносы, даже если сотрудник не приложил к авансовому отчету документы, подтверждающие покупку. Аргументы такие. Нельзя утверждать, что сотрудник присвоил себе сумму подотчетных денег, пока не доказано обратное. А вот аргументировать то, что аванс был потрачен на те цели, на которые был выдан, – можно.
Для этого необходимо будет составить документы, подтверждающие расходование денег и оприходование товаров (работ, услуг). Это могут быть:
- отчет об использовании наличных денежных средств;
- акт рабочей комиссии об установлении факта расхода наличных денежных средств, выданных в подотчет;
- объяснительные у сотрудников, не сдавших расходные документы, с информацией о товарах и т. д.
Можно даже составить документы, подтверждающие то, что указанная сотрудником цена приобретения не отличается от рыночной.
Бухгалтерские и юридические услуги
Фактические расходы у организации появятся только после компенсации перерасхода. Следовательно, для признания расходов в налоговом учете необходимо, чтобы организация полностью возместила сотруднику перерасход. Пример компенсации сотруднику расходов сверх выданных ему под отчет сумм.
Организация применяет общую систему налогообложения. Налог на прибыль рассчитывает кассовым методом Секретарь ООО «Альфа» Е.В. Иванова приобрела для организации канцтовары. На эти цели 24 марта ей было выдано 2800 руб., однако она потратила больше. Иванова представила в бухгалтерию накладную, кассовый чек, корешок к приходному ордеру и счет-фактуру на сумму 3000 руб. (в т. ч. НДС – 458 руб.). 26 марта руководитель «Альфы» утвердил авансовый отчет Ивановой. В этот же день купленные канцтовары переданы на хозяйственные нужды.31 марта кассир организации выдал Ивановой 200 руб.
(3000 руб.
Возмещение перерасхода по авансовому отчету
С приказом сотрудников необходимо ознакомить под роспись Общество с ограниченной ответственностью «Компания»ПРИКАЗ № 13930.09.09О порядке возмещения расходов, осуществленных сотрудниками за свой счет в интересах ООО «Компания»В связи с необходимостью регламентировать порядок возмещения сотрудникам расходов, осуществленных ими за счет собственных средств в интересах ООО «Компания»,ПРИКАЗЫВАЮ:1. Установить, что сотрудники службы административно-хозяйственного обеспечения ООО «Компания» вправе приобретать товары (работы, услуги) в интересах компании за счет собственных средств с последующим возмещением им расходов.2.
Сроки возмещения сотруднику расходов по авансовому отчету
При оформлении отчета работнику и кассиру необходимо заполнить следующие поля:
- название организации;
- номер, дату составления отчета;
- реквизиты структурного подразделения;
- ФИО ответственного лица;
- табельный номер, должность работника;
- назначение аванса;
- данные по предыдущему авансу;
- бухгалтерскую запись;
- приложение;
- отчет проверен;
- данные о главном бухгалтере и бухгалтере;
- расписка о принятии отчета на проверку;
- подпись подотчетного лица.
В графе «Бухгалтерская запись» отображаются бухгалтерские проводки, номера счетов, на которых фиксируются потраченные подотчетные суммы. К авансовому отчету должны прилаживаться документы, подтверждающие понесенные издержки. Документы нужно пронумеровать в порядке их записи.
Важно
Некоторые арбитражные суды не отрицают возможность возместить перерасход на банковскую карту сотрудника. Например, в постановлении от 11 февраля 2008 г. № А52-174/2007 ФАС Северо-Западного округа указал, что организация правомерно перечислила на «зарплатный» счет сотрудника подотчетные денежные средства. А сотрудник в свою очередь впоследствии правомерно вернул со своего банковского счета неиспользованные им подотчетные суммы.
Эти операции были подтверждены приказом руководителя (в нем была зафиксирована возможность выдавать подотчетные суммы своим сотрудникам путем их перечисления на банковские карты), авансовым отчетом сотрудника, приходным кассовым ордером (на основании которого остаток неиспользованного аванса был возвращен в организацию), товарными накладными, чеками ККТ, квитанциями.