Если в заголовочной части документа указывается, от кого исходит документ (должность, подразделение, фамилия сотрудника), подпись включает только роспись сотрудника. Например, в заявлениях: в заголовочной части: Руководителю ФМБА России В. В. Уйба от консультанта отдела кадров В. П. Воронова — в подписи — только личная подпись сотрудника. Если в заголовочной части документа указывается только адресат, в подписи указывается должность с указанием подразделения; например, в докладных (служебных) записках: Начальник мобилизационного отдела Личная подпись А. Д. Головин Удостоверение подлинности подписи Подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи, заверяют оттиском печати. Документы заверяют печатью организации.
Как правильно подписывать документы
К приказу, применяемому только в отношении сотрудников, необходимо дополнительно прилагать приказ о приеме на работу этого сотрудника с указанием должности, а в некоторых случаях — еще и должностную инструкцию сотрудника. На практике, если подписант взаимодействует с государственными органами и третьими лицами, нередко используют два способа делегирования одновременно: подписи передаются на основании приказа о предоставлении полномочий и одновременно выдается доверенность, где эти полномочия перечисляются.
Следует учитывать, что в некоторых случаях одной доверенности недостаточно, если законом прямо предусмотрено, что право на подписание документов утверждается генеральным директором (например, ст. 9 Закона N 129-ФЗ устанавливает, что первичные документы подписываются лицами, утвержденными руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером).
Оформление подписи в документах
В деловом обороте распространена такая практика. Если документ подписывает не тот человек, данные которого указаны в реквизитах, перед подписью ставят косую черту. Она якобы означает, что руку приложил заместитель. Но достаточно ли этого значка, чтобы документ имел юридическую силу? И как правильно оформить документы, если их подписывает заместитель? Наталия Гуренкова, эксперт «УНП» В деловом обороте распространена такая практика.
Если документ подписывает не тот человек, данные которого указаны в реквизитах, перед подписью ставят косую черту. Она якобы означает, что руку приложил заместитель. Но достаточно ли этого значка, чтобы документ имел юридическую силу? И как правильно оформить документы, если их подписывает заместитель? Договор подписал заместитель Традиция ставить черту перед подписью заместителя существует уже давно.
Оформление реквизита «подпись» в отсутствие должностного лица
Важно
Здесь ответ ясен. Поскольку Генералов Г.Н., пусть и временно, но находится в должности генерального директора, то и подписывать документы в этот период он должен соответствующим образом (без какой-либо отсылки к сроку исполнения им своих обязанностей). То есть он является, пусть и временно, генеральным директором.
Инфо
Пример 2 Подпись при временном переводе на должность генерального директора СвернутьПоказать Сложнее обстоит дело с другими вариантами. При штатном заместительстве (когда полномочия по подписанию соответствующих документов закреплены в трудовом договоре или должностной инструкции) в подписи следует указывать «родную» должность без какого-либо упоминания о временности «генеральских» функций.
Подписание документов неуполномоченными лицами (штукмастер и.)
Внимание
На этой странице:
- Необходимость подписи
- У кого есть полномочия подписи?
- ИП один за всех
- Подпись по доверенности
- Кому подписать документ, если директор отсутствует?
- Как оформляется реквизит «подпись»
- Рекомендации подписывающим сторонам
Подпись удостоверяет подлинность документа и делает его действительным. Неправильная подпись может стать причиной оспаривания в суде и доставить много других неприятностей.
Предпринимателям следует знать основные правила визирования документации, чтобы не попасть в неприятные ситуации, когда документ может быть признан не имеющим законной силы.
Косая черта перед подписью — как ее понимать?
Если право подписывать документы предоставлено заместителям руководителя или руководителям структурных подразделений, они подписывают документ с указанием своей должности, например: Заместитель руководителя Личная подпись Е. Ю. Хавкина или Начальник мобилизационного отдела Личная подпись А.
Д. Головин Право совершать сделки и, соответственно, подписывать договоры может быть предоставлено должностному лицу на основании доверенности, выданной руководителем организации. Порядок оформления доверенностей установлен ГК РФ (ст. ст. 182 — 189). Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати данной организации.
Онлайн журнал для бухгалтера
При этом обязательно (!) указывается фактическая должность лица, подписавшего документ (например, «зам.»), а в расшифровке подписи – его инициалы и фамилия. Исправления можно внести от руки или на компьютере, но, если позволяет ситуация, переделать документ, указав фактическую должность и расшифровку подписи лица, которому документ подается на подпись.
Существует абсолютно законный способ внесения изменений в реквизит «Подпись» (об этом мы поговорим отдельно), но на практике он используется редко и поэтому всегда вызывает исключительное недоверие. Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Исполнитель подготовил документ за подписью директора. Возникла необходимость срочно получить эту подпись, и тут неожиданно выяснилось, что директор надолго отбыл по делам, и будет только утром следующего дня.
Как заместителю грамотно подписывать документы
Достаточно часто возникает ситуация, когда лицо, полномочное на подписание срочного документа, отсутствует. Его может не быть день, а может и месяц. Как правильно заместителю оформлять свою подпись на документах (договорах, приказах, письмах и т.д.)? Будет ли разница в оформлении этого реквизита на разных видах документов? Одним из самых «любимых» действий при передаче полномочий руководителя является использование слов-«паразитов». Они могут быть различными: «и.о.», «вр.и.о.», «за»; это могут быть штрихи над должностью и прочее. Является ли это ошибкой? Попробуем разобраться. Подписываем документы с преамбулой Любые договоры должны подписываться со ссылкой на реального подписанта в преамбуле, причем указываться должна не только должность с Ф.И.О., но и основание возникновения полномочий данного лица.
Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе» (п. 3 ст. 11). Следовательно, данный Федеральный закон предусматривает возможность использования «иных аналогов собственноручной подписи» (кроме электронной цифровой подписи).
В данном случае речь идет о кодах должностных лиц, которые могут применяться в корпоративных информационных системах [2]. Электронная цифровая подпись оформляется на документе как нижний колонтитул, от границы левого поля.