ОКУД. В соответствии с ОК 011-93 такой вид документов, как справки, относится к унифицированным формам документации. Поэтому оформление справки должно отвечать тем требованиям, которые предъявляются к унифицированным формам документов. Судом установлено, что справка, которую истец представил в органы пенсионного обеспечения, не имеет таких обязательных реквизитов, как дата выдачи и регистрационный номер. Кроме того, на этом документе стояла подпись неустановленного лица. Вердикт суда гласил: представленная справка не может являться основанием для назначения или перерасчета сумм пенсии. В то же время существует судебная практика, в которой классификатор ОКУД признан имеющим силу только рекомендательного документа. В соответствии с апелляционным определением Омского областного суда от 21 марта 2012 г.
10 любимых ошибок в управлении документами
Читать образец (пример) контрольной работы по менеджменту — ONLINE: Оформление распорядительных документов Оформление распорядительных документов Введение Актуальность: распорядительной документации в системе управления принадлежит особая роль ввиду того, что она имеется во всех учреждениях независимо от специфики их деятельности. Поэтому изучение их оформления актуально. Цель: рассмотреть оформление распорядительных документов. Задачи: рассмотреть теоретические основы оформления некоторых реквизитов распорядительных документов на примере приказа; проанализировать оформление приказа № По Краевому Отделу Народного Образования от « » декабря 1937 г.
Объект: распорядительные документы организации. Предмет: приказ № По Краевому Отделу Народного Образования от « » декабря 37 г. Степень изученности. Тема достаточно хорошо изучена.
Типичные ошибки в делопроизводстве и способы их устранения
Ведь адресат традиционно располагают обособлено от остальных реквизитов. Отметки Нередко авторы письма используют различные отметки, которые, так или иначе, ограничивают доступ к документу, например:
- «для служебного пользования»;
- «конфиденциально»;
- «лично».
Последнюю надпись традиционно используют в случаях, когда направляются:
- документы личного характера (например, партнер присылает сотруднику организации фотографии, сделанные во время деловой встречи, семинара);
- служебные документы (например, корреспондент направляет уточненные сведения или страницы для замены в ранее присланном документе непосредственному исполнителю в организации-получателе.).
Наиболее распространенные ошибки при использовании отметки «лично» таковы:
- она ставится не на конверте, а на самом документе, что делает ее бесполезной.
Ошибки в документах
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»). В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).
Типичные и наиболее интересные ошибки при оформлении писем (часть 2)
Каноны служебного этикета требуют, чтобы документы были подготовлены на основании точно выверенных фактов, содержали объективную и легко доказательную информацию и были убедительными. Несмотря на то, что деловой документ грешит сухостью и официальностью, он обязан быть составлен по всем правилам вежливости и уважительности, в том числе объяснительные записки, претензии, исковые заявления, требования об оплате и другие служебные документы с негативной окраской. Ошибка 5. Неэффективная подача информации. В ходе деловой переписки и внутреннего ведения документооборота важно грамотно отразить информацию, чтобы составленный документ достиг своей цели.
Для этого необходимо иметь навыки владения психологическим присоединением к адресату, либо его дистанциированием, грамотно распределять ответственность за результат и подавать негативную информацию в позитивном ключе.
6. составление организационно-распорядительных документов.
Важно
Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например: В.А. Жуков 924 45 67 3.28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
3.29. Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа. 3.30.
Тема: оформление распорядительных документов
Несмотря на то, что деловой документ грешит сухостью и официальностью, он обязан быть составлен по всем правилам вежливости и уважительности, в том числе объяснительные записки, претензии, исковые заявления, требования об оплате и другие служебные документы с негативной окраской. Ошибка 5. Неэффективная подача информации. В ходе деловой переписки и внутреннего ведения документооборота важно грамотно отразить информацию, чтобы составленный документ достиг своей цели. Для этого необходимо иметь навыки владения психологическим присоединением к адресату, либо его дистанциированием, грамотно распределять ответственность за результат и подавать негативную информацию в позитивном ключе.
Главное правило ведения деловой документации: в отношениях среди сотрудников и клиентов всегда должно быть достигнуто взаимопонимание.
Ошибки при составлении деловой документации
Суд счел, что не имеют под собой оснований доводы компании о том, что передача документов по электронной почте является обычной практикой. Документ первичного учета должен быть составлен на бумажном носителе, а в том случае, когда он составлен и передан в электронном виде, должен быть удостоверен специальной электронной подписью лица, имеющего соответствующие полномочия на его подписание. На практике лучше избегать передачи и составления юридически значимых документов по электронной почте.
Инфо
Без электронной подписи они фактически не имеют никакой юридической силы. Когда документ от контрагента поступил по e-mail, попросите его также прислать оригинал в адрес компании обычной почтой. На документе отсутствует дата Если на входящем или исходящем документе отсутствует дата, зарегистрировать его невозможно, поскольку невозможно понять, когда он был составлен.