Передача документов в архив происходит на основании договора или соглашения. Предметом подобного договора (соглашения) является взаимодействие сторон по подготовке дел к передаче на государственное (муниципальное) хранение, в том числе на стадии делопроизводства (к примеру, составление номенклатуры дел), организации хранения, учета и использования архивных документов организации – собственника документов. В качестве обязательства по подобному договору или соглашению архив принимает на себя на безвозмездной основе:
- обеспечение сохранности документов организации;
- исполнение запросов граждан о трудовом стаже для перерасчета пенсий по документам, хранящимся в архиве (государственном или муниципальном);
- выдачу организации – фондообразователю дел во временное пользование, в том числе и для работы в читальном зале архива.
Кадровое делопроизводство: правила хранения и уничтожения кадровой документации
Важно
При этом любые документы по личному составу, которые образовались в период госслужбы, не являющейся государственной гражданской службой, нужно хранить 75 лет независимо от даты их создания. Таковы требования статьи 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ. Срок, в течение которого нужно хранить документы, подтверждающие, что сотрудник получил образование за счет организации, обусловлен требованиями налогового законодательства.
Дело в том, что пунктом 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ установлено, что для списания данных затрат в уменьшение налогооблагаемой прибыли организация должна хранить все подтверждающие обучение документы (договор с образовательным учреждением, приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение, акт об оказании услуг, диплом, аттестат, сертификат и т. п.).
Хранение кадровых документов
Положения, утвержденного постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс). ООО также могут закрепить в своих внутренних документах (в уставе и Положении об архиве) предельный срок, на который документы по личному составу могут выдаваться сотрудникам. За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов предусмотрена административная ответственность (ст.
13.20 КоАП РФ). Меры ответственности – предупреждение или административный штраф в размере:
- от 100 до 300 руб. – для граждан;
- от 300 до 500 руб. – для должностных лиц (например, руководителя организации).
Ситуация: куда направлять документы по личному составу после ликвидации организации? Документы передавайте в государственный или муниципальный архив (п. 8, 10 ст. 23 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).
Архивный фонд организации состоит из документов долговременного хранения (свыше 10 лет) и постоянного хранения, включая документы по личному составу, которые имеют экономическое, социальное, политическое, культурное, историческое и иное значение. Передача дел в архив осуществляется по графику, утвержденному руководителем организации или работодателем. Документы должны приниматься на хранение преимущественно в виде подлинников, только при их отсутствии принимаются заверенные копии.
Организация должна обеспечить архив специально оборудованным помещением и кадрами. Однако в небольших коммерческих организациях обычно архив в виде специального подразделения отсутствует. Обязанности архивариуса при этом совмещает секретарь или иное лицо, назначенное руководителем.
Дела временного (до десяти лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, их допускается хранить в скоросшивателях, без внутренней пересистематизации документов, без нумерации листов, а также без составления заверительной надписи27. Здесь необходимо указать сроки хранения документов, которые устанавливаются экспертной комиссией. В соответствии с ее решениями дела, направляемые в архив, делятся на группы:
- постоянного хранения;
- долговременного хранения (свыше десяти лет);
- кратковременного хранения (до десяти лет включительно).
Дела постоянного и долговременного хранения, включая документы по личному составу, должны передаваться для хранения в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.
Как должны храниться кадровые документы в организации имеющей обособленные подразделения
Подготовка исполненных документов к хранению и использованию включает в себя:
- экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов;
- оформление дел;
- описание документов постоянного и долговременного хранения;
- обеспечение их сохранности;
- передачу дел в архив учреждения, то есть в ведомственный архив.
Экспертиза ценности документов в делопроизводстве проводится при составлении номенклатуры дел, их формировании. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора и подготовки их для передачи на государственное хранение, а также для необходимого контроля за правильностью отнесения документов к различным видам и типам дел и оказания методической помощи в проведении экспертизы ценности документа создаются постоянно действующие экспертные комиссии (так называемые ЭПК).
Хранение кадровых документов в организации
Технология хранения и учета кадровой документации предполагает обязательную роспись работников, подтверждающую получение на руки копий и выписок из них. Основанием последующего (архивного) хранения документов является экспертиза их ценности, и далее следует: оформление дел, составление описей, составление актов о выделении к уничтожению документов и сдача дел в архив организации. Для своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения их использования и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в организациях создается архив.
В архивный фонд организации попадает лишь часть документов, он не включает в себя документы с кратким сроком хранения (до 10 лет включительно).
Как хранить кадровые документы в организации
- документы по аттестации и установлению квалификации (аттестационные и квалификационные листы, удостоверения, протоколы заседания аттестационной комиссии и т. п.);
- документы, подтверждающие вредные условия производства;
- списки сотрудников, имеющих право на льготную пенсию (документы: ходатайства, справки, анкеты);
- формы учета выданных документов (журналы, книги), записи в которых могут служить основанием для подтверждения трудового стажа, образования или льгот.
Практически все разновидности документов по личному составу приведены в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Сроки хранения Сроки, в течение которых хранят документы по личному составу, указаны в статье 22.1 Закона от 22 октября 2004 г.
Инфо
Для быстрого поиска документа сначала находят нужный номер дела по номенклатуре, а затем по номеру дела – нужную папку с документами. Эффективность организации текущего хранения документов в значительной степени предопределяется тем, насколько продумана номенклатура дел предприятия. Для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляется внутренняя опись.
Трудовые книжки работников хранятся в сейфе руководителя отдела кадров, там же хранятся печати, штампы, бланки документов, ключи от шкафов (сейфов) для хранения документов. Работникам кадровой службы не рекомендуется при любой продолжительности выхода из помещения оставлять какие-либо документы или служебные записи на рабочем столе, а также работающий компьютер.
Сколько хранятся кадровые документы в организации
Начинается оформление любого дела с момента его заверения в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки дела к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, в течение которого оно было заведено (открыто). Оформление дела производится работниками службы делопроизводства В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Поэтому оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше десяти лет) хранения и по личному составу.
Дела временного (до десяти лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, их допускается хранить в скоросшивателях, без внутренней пересистематизации документов, без нумерации листов, а также без составления завершительной надписи. Здесь необходимо указать сроки хранения документов, которые устанавливаются экспертной комиссией.
Документы принимаются на хранение в соответствии с утвержденным работодателем графиком и размещаются в условиях, обеспечивающих защиту от повреждений и исключающих утрату (в специальных шкафах или на стеллажах, в сейфах и т. д.). Выдача дел из архива производится под роспись, а изъятие отдельных документов из дела с постоянным сроком хранения допускается только в исключительных случаях, на основании распорядительного документа руководителя организации. Перед изъятием документа необходимо изготовить и заверить его копию, которая должна храниться в деле вместе с актом об изъятии подлинника. Хранение кадровых документов в организации, не имеющей своего архива, может осуществляться службой кадров, это не запрещается: в таком случае для дел, определяемых на архивное хранение, необходимо выделить часть помещения и оборудовать ее в соответствии с требованиями безопасности.
С целью обеспечения эффективного хранения документов организация может создать свой собственный архив (п. 2 ст. 13 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, п. 1.3–1.4 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526). Документы с истекшим сроком хранения подлежат уничтожению (п. 4.11 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526). Cовет: приказы по личному составу, имеющие различные сроки хранения, формируйте в разные дела, иначе у организации могут быть проблемы с передачей таких «смешанных» дел на архивное хранение.
С самого начала присваивайте документам с разными сроками хранения различные номера. При помощи кодировки можно отделить приказы, которые нужно хранить 75 лет (о приеме на работу, переводах, перемещении, премировании и т. п.), от приказов с пятилетним сроком хранения (о командировках и т. п.).